التخطيط للمؤتمرات العلمية
بعد أن غدت المؤتمرات العلمية من وسائل النشر العلمي الرائدة , أصبح لابد للمجتمعات من دعم هذه الصناعة العلمية فظهرت العديد من المنظومات الاكاديمية التي اختصت في تنظيم و إعداد المؤتمرات العلمية بما يتوافق و نوع المؤتمر و احتياجاته من حضور و فعاليات و أوراق بحثية و هيئات إشراف و تحكيم و عمليات الدعوة و الإعلان و استقبال المشاركين . حيث صنفت المؤتمرات العلمية إلى عدد من التصنيفات منها حسب النطاق الجغرافي لمكان انعقاد المؤتمر العلمي و نسبة جنسيات الحضور و أماكن إقامتهم مثل المؤتمرات العلمية الدولية التي تعقد لسبب يجتمع عليه الرأي الدولي أو اكتشاف سيغير التاريخ و المؤتمرات العلمية الإقليمية و التي تنعقد غالبا لحل مشكلة على صعيد الدول المجتمعة ضمن إقليم واحد مثل مؤتمرات السلام أو الأمن أو المؤتمرات الطبية لتشارك الخبرات الصحية , و المؤتمرات العلمية المحلية التي تنعقد على نطاق محد داخل الدولة. و منها المؤتمرات العلمية التي تنعقد حسب الهدف و الموضوع مثل المؤتمرات الهندسية أو الطبية و السياحية و مثل هذه المؤتمرات العلمية قد تنعقد بشكل مفاجئ و اضطراري أحيانا بسبب اكتشاف جديد أو ظهور مشكلة ما . و منها ما صنف حسب نوع المؤسسة أو المجال الذي قام ضمنه المؤتمر العلمي , مثل المؤتمرات العلمية المنعقدة في الجامعات أو مؤتمرات الجمعيات و البحث العلمي .
خطوات و مراحل تنظيم المؤتمر العلمي الناجح
مرحلة ما قبل المؤتمر – التخطيط : و في هذه المرحلة يتم تحديد الأهداف التي سيقوم المؤتمر العلمي عليها و الأسباب التي انعقد من أجلها كأن يكون بسبب ظهور اكتشاف علمي أو بهدف رفع المستوى العلمي و تنشيط حركة البحث و رفع تقييم الجامعات أو لحل قضية اجتماعية . كذلك وضع الموضوعات التي سيتناولها و الأسس التي سيتبعها , مثل مناقشة أحد جوانب الاختصاص أو فكرة جوهرية دون أخرى في مجال معين مثل مناقشة مرض التوحد في المؤتمرات الطبية . وتحديد المكان الذي سينعقد فيه اللقاء و الذ يعتبر أحد أساسيات المؤتمر العلمي الناجح و يتم اعتماد المكان وفقا لعدد من العوامل من أهمها سهولة الوصول و طبيعة المناخ و المواقع الجذابة و توافر القاعات المطلوبة و حجمها بما يستوفي مقاعد لعدد الحضور من مدعوين و مشاركين و توافر القاعة الرئيسية و تجهيزاتها الضوئية و الصوتية و أجهزة العرض و توفر وسائل الاتصال و استخدام أفضل الوسائل التكنولوجية الحديثة. بالإضافة لتحديد الجهات الراعية للمؤتمر و قيمة الدعم المالي المقدم و مدى توافقه مع التكاليف المتوقعة و قدرات الترفيه و النشاطات الممكنة و التي تدعم النهوض و انجاز المؤتمر العلمي الناجح . ايضا دراسة برامج المؤتمر العلمي المُعد لإقامته و الفعاليات المصاحبة له و ما يتبعها من برامج حسب الميزانية الموضوعة و تشمل هذه الفعاليات على الافتتاحية وهذا يعني تقديم الخبراء و العلماء المدعوين إلقاء الكلمات , بالإضافة إلى إقامة المعارض التعريفية بجوانب الأبحاث المشاركة في المؤتمر العلمي و ورش العمل لما تقدمه من توضيحات و تطبيقات واقعية لمحتوى الأبحاث المشاركة و لا نغفل عن الجولات السياحية في المنشآت المرتبطة بموضوع المؤتمر أو السياحة في البلد المستضيف للمؤتمر العلمي و بخاصة في حال المؤتمرات العلمية الدولية . بالاضافة الى المشاركة و دعوة الشخصيات الاعتبارية و نشر الإعلانات للتقديم و إرسال الأبحاث و المشاركة لحضور المؤتمر : فعلى المهتمين تقديم طلب المشاركة و إرسال أبحاثهم للإدارة و المسؤولين عن عملية المراجعة و التدقيق , و يتم التقديم بطلب المشاركة بعد الإعلان عنه في و سائل الإعلام المرئية و المكتوبة ووسائل التواصل الاجتماعي و غالبا يتم التواصل مع إدارة المؤتمرات العلمية مباشرة عن طريق البريد الإلكتروني و إرسال كافة المستندات و التعاملات و تلقي الردود , كما يتم دعوة بعض الشخصيات المعروفة في اختصاص موضوع المؤتمر للمشاركة و تعتبر هذه الأمور من أهم عوامل المؤتمر العلمي الناجح . كما ان من أهم الأمور التي تركز عليها لجنة التنظيم للنهوض بمؤتمر علمي ناجح هي تعيين كادر تحكيمي ذو كفاءة عالية و هيئة إشراف لاستقبال الأبحاث المقدمة من المشاركين و تحكيمها و نشرها .
المرحلة الثانية – مرحلة التنفيذ: ويتم فيها استقبال الحضور و ضبط الفعاليات و الوقت و تقديم المشاركين و يجب أن يتميز المنظمين و إدارة المؤسسة المعد للمؤتمر بالمهارات العلمية و السلوكية و سبل التعامل و التواصل , و من مهامهم إدارة كافة جوانب المؤتمر العلمي الداخلية و الخارجية , و ذلك بما يتعلق بالحضور و مكان إقامتهم و فترات الاستراحة و الوجبات و سبل الراحة و توفير المعدات المطلوبة لبرامج المؤتمر و تدارك المشاكل . بالإضافة لدعوة الصحافة و الإعلام و إمكانية بث وقائع المؤتمر العلمي بشكل مباشر , و وضع جداول معيارية للعمل علليها و على المسؤولين عن تنظيم المؤتمرات العلمية تقديم طلب التقييم من قبل الحضور لفعالية التنظيم للمؤتمر العلمي و تلقي الشكاوي و عدم إغفالها . و من الأهداف و الفوائد المتوقع تحصيلها : الخروج بنتائج و دراسات جديدة تقدم تغيير أو تطوير لأحد جوانب المجتمع . دعم اللقاء و التشارك بين الخبراء و الباحثين المشاركين و ما ينعكس من ذلك على عملية التبادل العلمي . الانفتاح العلمي و الاستفادة من النقاشات التي تجري في خرج الباحثين بمعرفة جديدة تفتح أمامهم سبل للدراسات جديدة . بناء العلاقات الاجتماعية بين الاكاديميين . توثيق الأبحاث المقدمة للمشاركة و بالتالي حفظ الحقوق الفكرية للباحثين . زيادة ثقة الباحثين بأنفسهم من خلال عرضهم للأبحاث أمام الحضور . اعتماد المؤتمر كقاعدة بيانات علمية يتم الاستناد إليها و للأبحاث المنشورة فيها مستقبلا .
المرحلة الثالثة – مرحلة ما بعد المؤتمر العلمي: و تتضمن هذه المرحلة تجميع المراجع و حفظ البرامج و كتابة تقارير التقييم و المشاكل التي واجهة المنظمين للاستفادة المستقبلية منها و نشر وقائع المؤتمر العلمي بما في ذلك الأبحاث المقدمة و المناقشة في المؤتمر , و تسعى بعض المؤسسات المنظمة لتخفيف العبء عنها للتعاقد مع مجلات علمية محكمة تقوم بعملية تقييم للأبحاث المقدمة في المؤتمرات العلمية و نشرها في موقع المجلة أو طباعتها . كما يتم طرح التوصيات التي جاءت في الأبحاث المنشورة و طرحت في المؤتمر العلمي على المؤسسات المعنية بغاية العمل عليها و الاستفادة منها .